Virtuelle Assistenz – Der ultimative Guide

virtuelle assistenz

Immer mehr Unternehmen greifen auf virtuelle Assistenzen zurück, um anfallende Aufgaben erledigen zu lassen. Doch was ist eine virtuelle Assistenz überhaupt, welche Aufgaben lassen sich gut auslagern und wo finden Sie eine virtuelle Assistentin? Antworten darauf gibt es in diesem Beitrag.

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Was ist eine virtuelle Assistenz?

Virtuelle Assistenten sind in der Regel Freelancer, die verschiedene in einem Unternehmen anfallende Aufgaben – zum Beispiel im administrativen Bereich, im Design oder in der Technik – übernehmen. Das Besondere ist, dass virtuelle Assistenten orts- und zeitunabhängig arbeiten, sei es im Home Office oder auf Bali. Die Aufgaben werden in der Regel online erledigt, so dass eine Präsenz vor Ort nicht erforderlich ist. Virtuelle Assistenten können ihre Tätigkeit haupt- oder nebenberuflich ausüben. 

Was machen virtuelle Assistenten? (Aufgaben)

Virtuelle Assistenten können eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen. Manche Anbieter decken mehrere Tätigkeiten ab, z.B. Back Office, Administration und Social Media, andere haben sich auf ganz bestimmte Aufgaben spezialisiert, z.B. Design oder SEO. Allgemein kann man sagen, dass sich fast alle Aufgaben auslagern lassen, die wiederholbar und damit dokumentierbar sind. Als Auftraggeber hinterlegen Sie eine Anleitung und die virtuelle Assistenz kann sich danach richten. Im alltäglichen Business fallen viele Fleißarbeiten an, die einfach nur abzuarbeiten sind und der Geschäftsinhaberin bzw. Führungskräften wertvolle Zeit rauben, die besser in die weitere Entwicklung des Unternehmens gesteckt wäre. Genau hier kommen virtuelle Assistenten ins Spiel. Typische Einsatzbereiche umfassen: 

  • Assistenz, Büro-Organisation, Back Office, Administration
  • Texte schreiben, z.B. Blogartikel oder Texte für die Webseite
  • Social Media Marketing (Bilder, Texte produzieren und/oder einplanen)
  • SEO-Maßnahmen durchführen
  • Assistenz im Vertrieb
  • Grafikdesign, Webdesign
  • IT-Aufgaben

Warum und wann ist eine virtuelle Assistentin sinnvoll?

Eine virtuelle Assistenz ist in vielen Fällen sinnvoll, z.B.

  • wenn Sie regelmäßig repetitive Arbeiten erledigen, die auch jemand anders übernehmen kann
  • damit zusammenhängend: wenn Ihnen der Fokus für die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen verloren geht, weil Sie zu viele Kleinigkeiten erledigen müssen
  • wenn Tätigkeiten anstehen, für die Sie zu viel Zeit aufwenden müssten und bei denen Ihnen das Know-how fehlt. Könnte ein Profi die Arbeit besser und schneller erledigen? Dann sourcen Sie aus.
  • bei allen anfallenden Arbeiten, die jemand bei gleicher oder besserer Qualität deutlich günstiger erledigen kann
  • bei unliebsamen Aufgaben, die Sie immer wieder vor sich her schieben, die Ihr Unternehmen aber voranbringen könnten
  • wenn Sie ohnehin schon zu viel selbst erledigen (ein häufiges Problem bei Gründer*innen) und Ihnen Überlastung oder gar ein Burnout droht
  • wenn Sie in Ihrem Business so profitabel arbeiten, dass eine Entlastung zu einer besseren Work-Life-Balance führen könnte
  • ein weiterer Vorteil ergibt sich, wenn Ihre virtuelle Assistenz im Ausland lebt: Dann können Arbeiten mitunter über Nacht erledigt werden, was die Geschwindigkeit Ihrer Prozesse noch einmal beschleunigen könnte.

So berechnen Sie Ihr Budget für eine virtuelle Assistenz

Zeichnen Sie einmal die Stunden auf, die Sie mit repetitiven oder administrativen Aufgaben verbringen, die Sie womöglich auslagern könnten. Multiplizieren Sie das mit Ihrem Stundensatz. Schon haben Sie Ihr Budget für eine virtuelle Assistenz. Das Gehalt einer virtuellen Assistenz ist in der Regel niedriger als das einer Führungsposition. Beachten Sie auch, dass professionelle Dienstleister Aufgaben oftmals schneller erledigen können als Sie selbst. 

So geben Sie Aufgaben effizient ab

Bevor Sie eine virtuelle Assistenz oder einen Freelancer einstellen, sollten Sie sich genau überlegen, was diese/r tun soll. Idealerweise erstellen Sie eine genaue Aufgabenbeschreibung bzw. Anleitungen, z.B. per Video, damit Ihre Assistenz sich daran orientieren kann. Ein sehr nützliches Tool dafür ist Loom. Hier können Sie Videos Ihres Bildschirm aufnehmen und sich selbst dabei in einem kleinen Fenster zeigen. Die Videos sind dann per URL erreichbar und können passwortgeschützt werden.

Das Praktische daran: Diese Anleitungen können Sie auch für nachfolgende Mitarbeiter nutzen. Dokumentieren Sie alle wichtigen Prozesse genau, die Sie auslagern möchten.

Was verdienen virtuelle Assistenten?

Virtuelle Assistenten arbeiten meist zu eigens definierten Stundensätzen, manche bieten auch Paketlösungen für bestimmte Dienstleistungen an. Die Preise schwanken sehr stark, z.B regional bedingt, aber auch nach Expertise und Auslastung. Einfache Excel- oder Word-Arbeiten können Sie auf Fiverr bereits ab 4,44€ buchen.*

Erfolgreiche virtuelle Assistenten berechnen durchaus Honorare von 50€ pro Stunde, andere rechnen wiederum auf Projektbasis ab. So können Sie auf Fiverr beispielsweise einen SEO-optimierten Blogartikel für rund 150€ beauftragen.*

Welche Kosten kommen auf Auftraggeber hinzu?

Da virtuelle Assistenten in der Regel als Freiberufler arbeiten und eigene Rechnungen stellen, fallen für Sie als Auftraggeber keine Lohnkosten an. Auch logistische Kosten wie Büro oder eine Arbeitsplatzausstattung entfallen dadurch. Budgets lassen sich gut kalkulieren und in der Regel flexibel anpassen, da virtuelle Assistenten üblicherweise mehrere Auftraggeber haben. 

Wo finde ich eine virtuelle Assistenz?

Virtuelle Assistenzen finden Sie am bequemsten über Marktplätze bzw Plattformen wie beispielsweise Fiverr*. Die VAs lassen sich dort sehr gut filtern, so dass Sie schnell den passenden Freelancer finden. Die Filtermöglichkeiten gehen zum Beispiel nach Auftragsart (z.B. Design, SEO oder Adminstration), nach Sprache, Land und natürlich nach Bewertung. 

Viele virtuelle Assistenten haben mittlerweile auch eine Webseite, so dass sich eine Google-Suche durchaus lohnen kann. Auch in Facebook-Gruppen lassen sich VAs finden bzw. gibt es dort mittlerweile spezifische Gruppen für virtuelle Assistenten. 

Muss ich als Unternehmen eine virtuelle Assistenz anmelden?

Disclaimer: Wir können und dürfen keine Rechtsberatung leisten. Am Besten klären Sie alle steuerlichen Fragen mit Ihrer Steuerberaterin und alle rechtlichen Fragen mit Ihrer Anwältin. 

Grundsätzlich arbeiten virtuelle Assistenzen frei und auf eigene Rechnung, so dass von Ihrer Seite keine Anmeldung erforderlich sein sollte. Greifen Sie dauerhaft auf eine virtuelle Assistenz zurück, sollten Sie sich über das Thema Scheinselbständigkeit informieren. Möglich wäre in diesem Fall auch eine Anstellung auf Minijob-Basis oder als WerkstudentIn. 

Virtuelle Assistenzen selbst sollten mit dem Finanzamt klären, ob sie gewerblich oder freiberuflich tätig sind. Für die Zusammenarbeit zwischen virtueller Assistenz und Unternehmen kann in Einzelfällen auch der Abschluss einer Geheimhaltungsvereinbarung sowie eines Auftragsverarbeitungsvertrags sinnvoll sein. 

Virtuelle Assistenz – Einsatzbereiche 

Die möglichen Einsatzbereiche virtueller Assistenzen sind sehr breit und decken viele Bereiche eines Unternehmens ab. Hier finden Sie einige typische VA-Aufgaben: 

Social Media Designs erstellen / Design allgemein

Virtuelle Assistenten im Bereich Design sind vor allem dann nützlich, wenn Sie diese nur gelegentlich benötigen und selbst kein Auge für Design haben oder schlichtweg keine Zeit.

Blicken wir speziell auf Pinterest, so können Sie das Erstellen von Pins allgemein oder auch speziell von Video Pins sowie Story Pins auslagern. Natürlich können Sie auch das Erstellen anderer Social-Media-Designs abgeben sowie Entwürfe für Plakate, Logos, Flyer, Freebies usw. 

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Copywriting / Texten 

Texte sind wichtig, vor allem im Online Marketing: Webseiten, Landing Pages, Verkaufsseiten – überall werden gute und vor allem verkaufsstarke Texte gefragt, die zudem noch SEO optimiert sein sollten. Wer das nicht selber leisten kann, ist mit externen DienstleisterInnen gut beraten. Sogar auf Pinterest ist Copywriting wichtig: Das betrifft die Texte auf den Pins, die zum Klicken einladen sollten und natürlich auch die Pin-Titel und Pin-Beschreibungen, die sowohl SEO-optimiert sein als auch hohe Klickreize bieten sollten. 

Aber auch die Texte der auf den einzelnen Pins hinterlegten Landing Pages sollten gut geschrieben sein, damit Sie die BesucherInnen Ihrer Webseite im Conversion Funnel weiter voran treiben. Gute TexterInnen können sich in Ihre Produkte oder Dienstleistungen einfühlen und kennen die psychologischen Verkaufskniffe, die wirken. 

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SEO / Suchmaschinenoptimierung

Der Bereich SEO ist riesig und so lassen sich hier sehr spezifische Dinge an Experten auslagern, von der Keywordrecherche über technisches SEO, lokales SEO, Brancheneinträge, Produktbeschreibungen bis zu Google My Business-Einträgen. 

Auch auf Pinterest ist SEO ein wichtiges Thema, immerhin ist Pinterest eine visuelle Suchmaschine. Wir fangen bei unseren Kunden beispielsweise stets mit einer Keywordrecherche an, die das Fundament einer guten Pinterest-Strategie ist. Gutes Copywriting gehört hier ebenso dazu wie ein ausgefeiltes Pin-Design. Andere Themen, die hier mit berücksichtigt werden sollten, spielen sich auf den Landing Pages ab: schnelle Ladezeiten und eine gute User Experience brauchen eine gute technische SEO-Optimierung und starkes Copywriting. 

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Podcast Services

Wer einen Podcast als Marketingtool nutzt, bekommt noch einige To Dos mehr auf seine Arbeitsliste. Aber auch hier lassen sich virtuelle Assistenzen prima nutzen, z.B. für das Erstellen von Intro und Outro,* das Erstellen eines Podcast-Covers,* für das Schneiden der Folgen,* das Hochladen der Dateien, für Recherche-Aufgaben, das Anschreiben von Gästen, für das Schreiben der Show Notes, oder die Bewerbung der Folgen in den sozialen Medien. 

Pin Management

Sobald ein Pinterest-Profil eingerichtet ist und die Strategie steht, ist ein großer Teil des langfristigen Erfolges das regelmäßige Pinnen. Das ist zum großen Teil eine Fleißaufgabe, die sehr gut ausgelagert werden kann. Virtuelle Assistenzen erstellen neue Pins, pinnen diese auf relevante Pinnwände und kümmern sich um das Community Management. Viele bieten auch ein monatliches Reporting an, das die Basis für weitere Optimierungen bietet. 

Voice over

Um Video kommt heute kaum noch jemand im Bereich Marketing herum. Gerade für Werbe-Videos werden häufig professionelle Voice Over gebraucht. Experten dafür finden sich auf u.a. Fiverr.*

Videobearbeitung

Einer der größten Zeitfresser neben der Aufnahme von Videos ist das Bearbeiten, die so genannte Post Production. Gerade für Selbständige nimmt das viel Zeit in Anspruch, die an anderer Stelle besser investiert wäre. Darum empfiehlt sich auch hier die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten, die das professionell betreiben und viel schneller und besser umsetzen können.

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Virtuelle Assistenz in der Administration

Die virtuelle Assistenz im klassischen Sinn unterstützt in allem, was im Büroalltag so anfällt: Rechnungswesen, die redaktionelle Pflege der Webseite, Buchhaltung,* Dateneingabe und Datenpflege,* Lektorat,* Recherchen, Programmierung, Organisation von Veranstaltungen oder Telefonservice. 

Virtuelle Assistenz auf Fiverr anbieten

Was ist Fiverr?

Virtuelle Assistenten und Freelancer können auf der Plattform Fiverr* Geld verdienen, indem sie Ihre Dienstleistungen anbieten. Von Vorteil ist hier das Bewertungssystem, das transparent macht, wie leistungsstark ein Dienstleister wirklich ist. Unschlagbar sind auch die vielen Filtermöglichkeiten, die es Ihnen ermöglichen genau den richtigen Freelancer zu finden. 

Wie funktioniert Fiverr?

Um auf Fiverr zu starten, erstellen Freelancer kostenfrei einen oder mehrere Gigs – sprich Angebote. Diese können sie in verschiedenen Stufen erstellen, so dass sich beispielsweise Upsells (z.B. Standard- und Pro-Dienstleistungen, extra-schnelle Lieferung) attraktiv einbinden lassen. Sie können auch FAQs zu den Gigs hinterlegen, Requirements für Käufer sowie eine Galerie (Bilder, Videos, Audios, PDF) zur Visualisierung der Angebote. Praktisch ist auch, dass der komplette Rechnungsprozess über Fiverr erfolgt und die Einnahmen direkt auf das Konto des Freelancers überwiesen werden. Fiverr selbst behält nach Abschluss der Transaktion 20 Prozent der Rechnungssumme.

Unternehmen können Gigs auf Fiverr ganz einfach per Mausklick buchen. Ich nutze Fiverr selbst immer mal wieder und schätze vor allem die Abwicklung, die in mehreren Abnahmerunden erfolgen kann. So behalten Sie den Überblick im Arbeitsprozess und können kleine Schritte freigeben. Das verhindert, dass Sie am Ende ein Ergebnis haben, das nicht Ihren Wünschen entspricht oder dass die Umsetzung in die falsche Richtung läuft. 

Fazit

Virtuelle Assistenzen können UnternehmerInnen zeitraubende, repetitive oder auch sehr spezifische Aufgaben abnehmen. VAs sind unbürokratisch und einfach zu buchen und können sowohl kurz- als auch längerfristig eingesetzt werden. UnternehmerInnen gewinnen so mehr Zeit für Aufgaben, die das Unternehmen vorantreiben oder eine bessere Work-Life-Balance. Virtuelle Assistenzen profitieren von flexiblen Arbeitszeiten und ortsunabhängigem Arbeiten. Plattformen wie Fiverr* ermöglichen es, schnell die richtigen Freelancer für bestimmte Aufgaben zu finden.

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